Étude de cas · Agence de communication
K-BIR Tools
L'outil interne d'une agence niçoise : planning d'équipe, shootings, tâches récurrentes, frais, rapports clients et statistiques des sites au même endroit, avec des SMS et des tâches hebdomadaires qui tournent seuls.
- CLIENT
- K-BIR Agency
- SECTEUR
- Agence de communication
- LIEU
- Nice, France
- ANNÉE
- 2026
Le point de départ
K-BIR gère le contenu, les shootings et les sites de dizaines de restaurants de la Côte d'Azur. Le planning de la semaine vivait dans les messages et dans les têtes : qui monte quel réel, quel shooting a lieu demain, ce qui est fait et ce qui est à refaire.
La même information était saisie plusieurs fois, le travail récurrent devait être redistribué chaque semaine et les frais à refacturer passaient facilement à la trappe.
Ce qu’on a construit
Planning d'équipe avec validation
Chaque membre voit sa semaine. Une tâche marquée faite remonte à un responsable, qui la valide ou la renvoie avec un commentaire. Le fichier livré se désigne directement dans Google Drive.
Shootings et fiches clients
Des shootings datés avec les personnes affectées et leur poste, un brief à lire avant d'y aller, et une alerte quand on affecte quelqu'un en jour off.
Frais et coûts web
Les frais groupés par client avec une case facturé ou non, et les domaines et abonnements ramenés à un coût annuel par client.
Rapports clients en ligne
Les bilans sont publiés en page web derrière un lien privé. Chaque client a un espace personnel avec un code pour tous les retrouver.
Statistiques des sites
Un traceur commun posé sur les sites clients enregistre visites, clics de réservation, appels et sources de trafic, lisibles dans la console.
Connecteur conversationnel
Tout l'outil se pilote en écrivant une phrase dans une application de chat, via un connecteur : créer une tâche, caler un shooting, publier un rapport.
Ce qui tourne seul aujourd’hui
- Chaque lundi à 6 h, les tâches récurrentes de la semaine sont créées.
- Lundi, mercredi et vendredi à 9 h, chaque membre reçoit un SMS avec ses tâches et ses shootings.
- Une nouvelle tâche assignée déclenche un SMS à la personne concernée.
- Chaque jour à 10 h, les clients qui ont un shooting confirmé le lendemain reçoivent un SMS de rappel.
- Le samedi soir, les tâches non terminées passent à la semaine suivante, marquées en retard.
En chiffres
5
tâches planifiées qui tournent seules
22
sites clients suivis dans un seul tableau de bord
3
SMS récapitulatifs d'équipe par semaine
Services mobilisés
Technologies
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