Bekijk de case · Marketingbureau
K-BIR Tools
De interne tool van een bureau in Nice: teamplanning, shoots, terugkerende taken, kosten, klantrapporten en website-statistieken op één plek, met sms en wekelijkse taken die vanzelf draaien.
- KLANT
- K-BIR Agency
- SECTOR
- Marketingbureau
- LOCATIE
- Nice, Frankrijk
- JAAR
- 2026
De situatie
K-BIR maakt content, fotoshoots en websites voor tientallen restaurants aan de Côte d'Azur. De weekplanning zat in berichten en in hoofden: wie monteert welke reel, welke shoot is morgen, wat is af en wat moet opnieuw.
Dezelfde informatie werd meerdere keren ingevoerd, terugkerend werk moest elke week opnieuw verdeeld worden en kosten om door te belasten raakten snel uit beeld.
Wat we bouwden
Teamplanning met controle
Elk teamlid ziet zijn week. Een taak die af is gaat naar een verantwoordelijke, die hem goedkeurt of met opmerking terugstuurt. Het geleverde bestand kies je direct uit Google Drive.
Shoots en klantfiches
Shoots met datum, de mensen die erop staan en hun rol, een briefing om vooraf te lezen en een waarschuwing als iemand die vrij heeft wordt ingepland.
Kosten en webkosten
Kosten per klant gegroepeerd met een vinkje doorbelast of niet, plus domeinen en abonnementen omgerekend naar een jaarbedrag per klant.
Klantrapporten online
Rapporten verschijnen als webpagina achter een privélink. Elke klant krijgt een eigen omgeving met een code om ze allemaal te lezen.
Website-statistieken
Eén gedeelde tracker op de klantsites registreert bezoeken, klikken op reserveren, telefoontjes en verkeersbronnen, zichtbaar in de console.
Chatkoppeling
De hele tool is te bedienen door een zin te typen in een chat-app via een koppeling: taak aanmaken, shoot inplannen, rapport publiceren.
Wat nu vanzelf loopt
- Elke maandag om 6:00 worden de terugkerende taken van de week aangemaakt.
- Maandag, woensdag en vrijdag om 9:00 krijgt elk teamlid een sms met zijn taken en shoots.
- Een nieuwe toegewezen taak stuurt direct een sms naar die persoon.
- Elke dag om 10:00 krijgen klanten met een bevestigde shoot de volgende dag een sms-herinnering.
- Zaterdagavond schuiven onafgemaakte taken door naar de volgende week, gemarkeerd als te laat.
Feiten
5
geplande taken die vanzelf draaien
22
klantsites gevolgd in één dashboard
3
sms-overzichten per week voor het team
Gebruikte diensten
Techniek
VOLGEND PROJECT
FIDELIZE
Wil je dit ook voor jouw bedrijf?
30 minuten, gratis en vrijblijvend. Je weet daarna welke drie taken je als eerste automatiseert.